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1934 erwarb der Firmengründer Richard Köstner in Neustadt an der Aisch in der Wilhelmstraße 26 eine Eisen- und Kohlenhandlung mit zwei Angestellten. Nach den Kriegswirren und einer dadurch erzwungenen Unterbrechung hat er das Geschäft zügig ausgebaut. 1959 konnten 6000 m² Grund in der Birkenfelder Straße (jetzt Karl-Eibl-Straße) erworben werden - die Keimzelle der heutigen Firmenzentrale. 1960 entstand dort der erste Teil einer Stahlhalle, die 1972 verlängert wurde.
Der frühe Tod von Richard Köstner 1967 war ein tragischer Einschnitt in der Geschichte der Firma. Sein Schwiegersohn Rudolf Teltschik übernahm daraufhin die Geschäftsführung. Mit großem Engagement gelang es, die positive Entwicklung des Unternehmens fortzusetzen. 1984 feierte die Firma ihr 50-jähriges Bestehen mit einer Hausmesse. Damals wurden 60 Mitarbeiter beschäftigt. Vor allem die Sortimentsbereiche Stahl und Sanitär hatten zum Wachstum beigetragen. In den folgenden Jahren wurden beide Standorte Schritt für Schritt aus- und umgebaut. Der Schwerpunkt der Geschäftstätigkeit, insbesondere die Großhandelsaktivitäten, verlagerte sich zunehmend in die Karl-Eibl-Straße. Hier ist seit 1995 auch die Verwaltung angesiedelt.
1997 trat Dr. Norbert Teltschik in die Geschäftsleitung des Unternehmens ein. 1998 übernahm Köstner einen Sanitärgroßhandel in Ansbach. Seit Januar 2001 firmiert die Firma Richard Köstner als nicht börsennotierte Aktiengesellschaft. 2002 wurde ein modernes Stahllager in Plauen übernommen und als rechtlich selbständige GmbH unter der Bezeichnung "Köstner Stahlzentrum" geführt. Im selben Jahr verstarb Anni Köstner, die Senior-Chefin und Witwe des Firmengründers im Alter von 86 Jahren. 2005 wurde der Stahlhandel von Neustadt nach Diespeck in ein neues Lager umgesiedelt. Weitere Standorte mit unterschiedlichen Sortiments-Schwerpunkten befinden sich heute in Forchheim, Bamberg und Eibelstadt. 2009 wurde das 75-jährige Firmenjubiläum gemeinsam mit Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern mit einem Galaabend und einer Hausmesse gefeiert.
Im Jahr 2006 zeichnete der damalige Bundeswirtschaftsminister Müntefering die Firma Köstner für die Beschäftigung älterer Mitarbeiter als „Unternehmen mit Weitblick“ aus. 2007 und 2010 folgten Auszeichnungen durch das Bayerische Wirtschaftsministerium mit dem Preis "Bayerns Best 50" und 2011 als „Europe´s 500“. Hauptkriterien dieser Preise waren ein überproportionales Umsatzwachstum sowie ein deutlicher Anstieg der Beschäftigungszahl.
Derzeit beschäftigt das Unternehmen über 500 Mitarbeiter an 9 Standorten.